Cos’è la fattura elettronica ?
La fatturazione elettronica è il nuovo sistema digitale di emissione delle fatture. E’ già in vigore da diversi anni per tutte le fatture emesse nei confronti della pubblica amministrazione (fattura elettronica PA). A partire dal 01 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è stata estesa a tutti i soggetti IVA, pertanto le aziende dovranno emettere le fatture attraverso questo nuovo sistema, in un formato chiamato “XML” ed inviarle al SDI (sistema di interscambio). SDI è un servizio di Agenzia delle Entrate e Sogei, cioè un “sistema di transito e smistamento digitale” dal quale transitano già oggi tutte le fatture verso la pubblica amministrazione, e che gestirà da gennaio anche le fatture tra soggetti privati.
Le fatture elettroniche così emesse dovranno quindi essere conservate in formato digitale (procedura di conservazione).
I riferimenti normativi della fattura elettronica
La legge di bilancio 2018 esteso introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica, inizialmente previsto solo verso le pubbliche amministrazioni, anche tra soggetti titolari di partita IVA, che verso i consumatori finali.
Quindi se fino ad oggi le fatture emesse ai clienti si stampavano su carta o si mandavano via email in formato PDF, a partire da gennaio 2019 si dovranno emettere solo nel formato XML ed inviarle al sistema SDI. Il sistema di interscambio SDI provvederà a verificarne la correttezza formale ed recapitare le fatture elettroniche al cliente finale nelle diverse modalità descritte più in basso.
Allo stesso modo riceveremo da SDI le fatture dei fornitori, sempre in formato XML.
Quindi il nuovo sistema di fatturazione elettronica interesserà sia le fatture emesse ai clienti (ciclo attivo), che le fatture ricevute dai fornitori (ciclo passivo).
La fattura elettronica comporta diversi vantaggi, tra i quali il risparmio di carta e inchiostro, il risparmio di spazio fisico per l’archiviazione e l’automatizzazione dei processi amministrativi e contabili. Infatti tutte le informazioni presenti nelle fatture elettroniche sono già digitalizzate e non sarà più necessario inserire manualmente i dati nei sistemi informatici (pensate alla semplificazioni che ne deriva per aziende e commercialisti che fino ad oggi devono caricare tutti i dati per il magazzino e la contabilità delle fatture ricevute).
La fatturazione elettronica rappresenterà un cambiamento epocale nell’ambito della digitalizzazione e sebbene sia una necessità passare a questo nuovo sistema per via dell’imposizione normativa, la fatturazione elettronica rappresenta anche una occasione importante per migliorare i propri processi aziendali, l’efficienza e ridurre i costi.
Quali sono i soggetti obbligati ad adottare il nuovo sistema di fatturazione elettronica?
L’obbligo di emissione delle fatture elettroniche a partire da 01 gennaio 2019 riguarda tutti i titolari di partita IVA residenti in Italia (quindi tutte le aziende, professionisti, artigiani, etc …).
I soggetti parzialmente esclusi da questo obbligo sono solo quelli che si avvalgono del “regime di vantaggio” (art 27 comma 3 DL 98/2011) e del regime forfettario (legge 190/2014).
Tuttavia l’esclusione per questi ultimi soggetti è di fatto parziale. Infatti anche se non saranno obbligati ad emettere le fatture ai clienti in formato elettronico XML, essi riceveranno le fatture elettroniche dai propri fornitori (che non si trovano ad operare nei regime esclusi).
E’ importante sottolineare che qualsiasi altro tipo di fattura (o nota di credito) emessa a partire dal 01 gennaio 2019 che non sia nel formato della fattura elettronica transitata attraverso il sistema di interscambio SDI, sarà considerata NON EMESSA, sia ai fini civilistici che ai fini fiscali.
Come funziona in pratica la fatturazione elettronica? Ecco i principali passi del flusso di funzionamento:
- Il soggetto emittente crea la fattura in formato XML
- Invia la fattura allo SDI (sistema di interscambio) mediante il proprio software gestionale. mediante PEC o mediante il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate
- Il sistema di interscambio (SDI) effettua automaticamente dei controlli formali sul formato delle fattura.
- Se le fattura elettronica non supera i controlli, se quindi è formalmente errata (ad esempio c’è un errore nella strutturazione del formato XML, oppure se si tratta di una fattura duplicata già inviata) si riceve una notifica di scarto sempre in formato elettronico
- SDI provvede a recapitare la fattura al destinatario oppure a metterla a disposizione nel cassetto fiscale del sito dell’Agenzia delle Entrate. Se non riesce a consegnarla al destinatario verrà emessa una notifica di “Mancata Consegna” al mittente.
- Il mittente ed il destinatario provvedono ognuno per proprio conto alla conservazione digitale della fattura elettronica
Quindi tutte le fatture elettroniche dovranno essere inviate ad SDI e non direttamente al destinatario come tutti abbiamo fatto fino ad oggi. Sarà poi SDI che recapiterà la fattura elettronica (dopo i controlli del caso) al destinatario.
Il decreto 119/2018 prevede un regime transitorio dal 01/01/2019 al 30/06/2019, che tollera un ritardo per l’emissione delle fatture elettroniche. Fino al 30/06/2019 sarà tollerata l’emissione entro la liquidazione IVA relativa al momento di effettuazione dell’operazione. Quindi se un operatore emette le fattura il 10 gennaio, avrà tempo per inviarla all’SDI fino al 16 febbraio senza sanzioni. ATTENZIONE questo ritardo è tollerato solo fino al 30/06/2019.
A partire poi dal 01/07/2019 il legislatore ha previsto che la fattura elettronica deve essere emessa entro il giorno di effettuazione dell’operazione o comunque non oltre 10 giorni a patto che sia riportato in fattura anche il giorno di effettuazione dell’operazione.
Le fatture differite
La fattura differita va emessa entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione se:
- per la cessione di beni, alla data di effettuazione la consegna o spedizione risulta documentata (es. emissione DDT)
- per la prestazione di servizi, l’esecuzione è provata da documenti idonei
La registrazione va effettuata entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione.
Il recapito delle fatture elettroniche
SDI provvede al recapito della fattura elettronica al destinatario secondo le seguenti modalità:
PER LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
- Codice Univoco indicato nell’XML
PER I TITOLARI DI PARTITA IVA
- Codice destinatario SDI o codice univoco (se il cliente finale ne possiede uno e viene indicato nell’XML oppure se è stato indicato nell’apposita sezione del sito dell’AdE)
- PEC: se il file XML contiene l’indirizzo PEC del destinatario
PER I CONSUMATORI FINALI (che non sono titolari di partita iva)
- Consegna all’interno del “Cassetto fiscale” dell’Agenzia delle Entrate. Il consumatore finale può anche chiedere una copia di cortesia cartacea o in formato PDF
Approfondimento sul codice univoco (o anche detto codice destinatario)
Il codice univoco è quindi un codice che identifica “la piattaforma” che si intende utilizzare per ricevere le fatture elettroniche. Molti clienti ci stanno chiedendo se ogni azienda deve richiedere un codice univoco all’Agenzia delle Entrate? La risposta è NO. Il codice viene fornito ad esempio alle software house. Noi come software house ne forniamo uno ai nostri clienti.
E’ normale che più aziende utilizzino lo stesso codice univoco fornito dalle loro software house.
Come si crea una fattura elettronica?
Per emettere una fattura elettronica bisogna creare un file XML secondo lo il formato denominato “FatturaPA”. Il modo più semplice per creare una fattura in questo formato è quello di utilizzare un software gestionale di fatturazione. E’ anche possibile crearle utilizzando delle apposite funzionalità messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrante (tramite sito web o app), nei casi più semplici nel quale l’azienda non ha esigenze gestionali interne.
WT può supportarvi nella transizione dal sistema di fatturazione cartaceo in vigore fino ad oggi a quello della fattura elettronica a partire dal 10 gennaio 2019. Contattaci per informazioni.
Come si invia una fattura elettronica?
La fattura elettronica va sempre inviata attraverso il sistema SDI. Non è possibile inviare la fattura direttamente al cliente finale, perchè in questo caso la fattura “non esisterebbe” nel sistema SDI e quindi sarebbe come non emetterla.
Per inviare la fattura elettronica a SDI è necessario:
- Accreditarsi direttamente al sistema di interscambio (procedura di accredito del canale trasmissivo). Attraverso il canale accreditato vanno gestite le fatture inviate, ricevute e le notifiche. Questa procedura prevede la firma di un accordo di servizio e che l’azienda abbia delle dotazioni tecniche ed organizzative adeguate. E’ una procedura scelta di solito dalle grandi aziende, grandi fatturatori e intermediari.
- Invio mediante i sistemi di un intermediario accreditato. Tramite la piattaforma dell’intermediario oppure direttamente tramite software gestionale. Questa è la modalità che solitamente utilizzano i professionisti, piccole e medie imprese. Infatti l’intermediario si occupa di gestire la parte tecnica ed informatica di interfacciamento con SDI (invio, ricezione, notifiche) e fornisce un servizio chiavi in mano molto simile alle procedure a cui siamo abituati con i software gestionali, compreso anche della conservazione per 10 anni.
Come si conservano le fatture elettroniche?
La conservazione delle fatture elettroniche è di tipo informatico. Quindi se fino ad oggi le fatture venivano conservato in formato cartaceo nei faldoni, a partire dal prossimo anno si dovrà utilizzare una apposita procedura informatica chiamata “conservazione”.
La conservazione conferisce ai file XML valore legale, equiparando lo stesso ad un documento cartaceo. La norma prevede che le fatture elettroniche siano conservate per 10 anni sia da chi li riceve (soggetto passivo) che da chi li emette (soggetto attivo) ognuno per proprio conto.
Il servizio di conservazione viene erogato da sistemi accreditati come “conservatori” presso l’apposito albo, ed anche dall’Agenzia delle Entrate. Un’orientamento che si sta sempre più affermando è quello di utilizzare per la conservazione sia il servizio messo a disposizione dell’Agenzia, che quello di un conservatore esterno. Questo per “ridondanza” e sicurezza dei dati e per esigenze gestionali e di automazione che solitamente sono più ottimizzate nei servizi di conservazione commerciali.
I servizi di fatturazione elettronica di WT
Noi in qualità di intermediario offriamo tutta la consulenza e gli strumenti necessari per adottare nelle aziende i servizi di emissione delle fatture elettroniche:
- Sistemi e procedura per la creazione delle fatture
- Invio al sistema di interscambio delle fatture emesse (ciclo attivo)
- Gestione degli errori e delle notifiche
- Ricezione e gestione delle fatture dai fornitori (ciclo passivo)
- Conservazione a norma di legge
- Integrazione con altri sistemi esistenti
Eroghiamo sia la formazione in materia di procedure da adottare, sia al fornitura degli strumenti software necessari alla creazione e gestione delle fatture elettroniche (eventualmente anche come procedure sviluppate in modo personalizzato da integrare in sistemi esistenti) nel caso in cui l’azienda ne sia sprovvista. Il nostro servizio prevede inoltre una analisi al fine di ottimizzare le procedura aziendali di tutto il ciclo di ordine-fatturazione attivo e passivo, in modo da sfruttare l’occasione della transizione alla fatturazione elettronica per renderli più efficienti ed ottimizzare i costi.
WT ha messo a punto un HUB per la gestione delle fatture elettroniche, che ti permette di gestire il flusso attivo/passivo e l’invio automatico al commercialista. La nostra soluzione si adatta a vari scenari ed alle tue esigenze. Puoi usarla sia nel caso in cui possiedi giù un software gestionale e vuoi continuare ad utilizzarlo, sia nel caso in cui non hai nessun software gestionale.
- Crea le fatture attive (vendita) con il tuo gestionale, ed inviale in automatico con il nostro HUB. IL nostro hub le invierà anche al tuo commercialista in automatico.
- Puoi ricevere tutte le fatture dei tuoi fornitori, dando loro il codice destinatario che ti forniremo. Le fatture dei fornitori potranno essere importate nel tuo gestionale di contabilità (se lo desideri possiamo fornirti un gestionale) inoltre il nostro HUB le invia automaticamente al tuo commercialista senza ulteriori costi.
- Tutte le fatture (attive e passive) vengono automaticamente conservate a norma di legge.
- L’HUB gestisce anche le notifiche (accettazione, scarto, etc …)
- Se non hai un gestionale, possiamo fornirti noi delle soluzioni semplici, efficaci ed economiche.
- Gestisci con un unico sistema fatture di vendita, di acquisto e fatture verso la pubblica amministrazione.
- Disponibile interfaccia Webservices API per integrazioni di gestionali e sistemi esistenti
Contattaci per informazioni sui nostri servizi di gestione delle fatture elettroniche.